Principal Grups I Clubs 20 consells de planificació pressupostària per a un esdeveniment reeixit

20 consells de planificació pressupostària per a un esdeveniment reeixit

foto mirant sobre un escriptori amb pàgines de gràfics, notes adhesives, gent treballant junts

Voleu que la gent recordi l’experiència del vostre esdeveniment i el vostre pressupost és la clau per fer realitat aquests moments especials. Quan creeu un pressupost operatiu per a un esdeveniment, és important començar amb un pla. Tot i que és impossible tenir un pressupost perfecte, aquí teniu informació útil per elaborar un marc realista i realista per al vostre proper esdeveniment virtual o presencial.



Realitzeu investigacions pel vostre pressupost

  1. Imagineu el vostre esdeveniment - Primer consell: feu una planificació que no inclogui diners. Feu una cronologia que inclogui el que passarà i el personal que necessiteu per a cada part de l'esdeveniment. Comparteix això amb els grups d'interès i assegura't que tothom estigui a la mateixa pàgina. Aleshores podeu començar a mirar realment els costos i les prioritats reals per a tothom que planeja l'esdeveniment.
  2. Comptes d’efectiu - Quant, realment, podeu gastar en aquest esdeveniment sense causar estrès financer? A continuació, aclariu les vostres principals prioritats per a aquest esdeveniment. Aquests seran els vostres 'elements essencials' a mesura que comenceu a reduir el que és necessari dins del vostre pressupost i el que no.
  3. La ubicació és important - Penseu també en una imatge general del vostre lloc. Podríeu fer servir un espai gratuït o donat? Assegureu-vos de fer algunes trucades preliminars per comprovar la disponibilitat i pregunteu si hi ha càrrecs addicionals per l’ús de l’espai, com ara serveis de consergeria i consideracions d’aparcament.
  4. Fer una mica de cervell - Xarxa amb persones que han fet esdeveniments similars, com altres esdeveniments sense ànim de lucre. Pregunteu sobre el seu pressupost i quines 'sorpreses' van sorgir que potser no estigueu plantejant.
  5. Dades històriques de Sleuth - Un altre component de recerca és analitzar els pressupostos d’esdeveniments històrics per a la vostra organització. Si es tracta d’un esdeveniment per primera vegada, busqueu exemples de pressupostos en línia amb estimacions de preus actuals (que difereixen d’una àrea a l’altra) per a esdeveniments similars.
  6. Tendències de preus - Investigueu les tendències habituals de preus a la vostra zona per als vostres articles de gran abonament, com ara lloguer de locals, despeses de càtering i necessitats tècniques. Poseu-vos en contacte amb diverses empreses per obtenir ofertes i assegureu-vos de revisar les ressenyes en línia i les valoracions de Better Business Bureau.
  7. Llista alta i baixa - Creeu una llista per al vostre pressupost que consideri on podeu sortir amb una despesa inferior i on no voleu escatimar. Debateu-ho amb altres grups d'interès de l'esdeveniment. Per exemple, tots estarien a favor de demanar préstecs si es poden cobrir amb roba de taula d’alta qualitat?
  8. Patrocinadors, donacions i coses gratuïtes, Oh My - Les donacions i els patrocinadors d'esdeveniments poden ajudar a fer realitat algunes línies de comanda del vostre pressupost. Torneu a cercar aquells que han ajudat en el passat i torneu a la pluja d’idees sobre noves empreses que podrien estar encantades d’ajudar-les. Utilitzeu voluntaris tant com sigui possible i assegureu-vos de publicar el vostre joc de comunicació i organització amb un registre.
  9. Elimina les sorpreses - Un cop hàgiu creat la cronologia del programa d'esdeveniments i resumiu la vostra investigació, tindreu una projecció aproximada de les despeses totals. Ara podeu començar a emplenar les dades, tenint en compte el que teniu al banc i els vostres elements bàsics, per minimitzar les sorpreses més endavant.

Inscriviu els assistents a una conferència de lideratge amb una inscripció en línia. Veure un exemple

Elaboreu el vostre pressupost

  1. Cost del lloc - Feu un seguiment de totes les taxes previstes que es puguin implicar amb el lloguer de l’espai, com ara el servei de neteja, qualsevol personal i necessitats de servei, i si hi haurà una despesa addicional de lloguer de mobles.
  2. Senyalització i decoració específics del lloc - La personalització és una tendència creixent en la planificació d’esdeveniments, així que assegureu-vos de tenir en compte els costos de personalitzar l’espai amb necessitats de decoració i senyalització que millorin l’experiència de l’esdeveniment per als convidats.
  3. Tecnologia d'esdeveniments - Aquest ampli ventall de necessitats podria incloure fotografia, so, una eina de registre i vídeo. Si necessiteu un tècnic de so amb experiència per al vostre esdeveniment, investigueu les tarifes per hora i assegureu-vos que aquest cost estigui inclòs al pressupost. Si el vostre esdeveniment inclourà presentacions de vídeo, assegureu-vos d'incloure els costos de producció.
  4. Entreteniment - Si oferireu honoraris per als altaveus o contractareu entreteniment, assegureu-vos d'incloure les línies de comanda al pressupost de funcionament. Igualment important és obtenir un contracte escrit clar, de manera que les expectatives i el pagament s’expliquen clarament.
  5. Despeses de restauració - Aquí és on la vostra recerca us ajudarà mentre navegueu pels contractes de restauració. Si teniu servidors, incloeu aquest detall al vostre pressupost i incloeu la gratuïtat que vulgueu donar. Assegureu-vos de consultar detingudament la llista alta i baixa, ja que la restauració pot ser una gran font de despesa excessiva o un lloc ideal per estalviar.
conferències convencions seminaris fòrums inscripcions horaris professionals esdeveniments empreses inscripció formulari curses de marató de recaptació de fons 5k 10k recaptació de fons formulari d’inscripció
  1. Transport - És important pensar en les necessitats de transport, ja que poden ser una sorpresa pressupostària si no heu tingut en compte els detalls de la vostra cronologia o el que necessitareu per transportar persones. Això podria incloure coses com carros de golf per al transport o remolcs i camions per transportar escales o articles més grans.
  2. Seguretat, si cal - Depenent de la naturalesa del vostre esdeveniment, consulteu els vostres grups d'interès per veure si teniu a la vostra disposició seguretat per a una part o la totalitat del vostre esdeveniment en el millor interès de la vostra organització.
  3. Regals d’agraïment - Recordar els patrocinadors i els voluntaris amb un agraïment després del vostre esdeveniment té un gran impacte i reflecteix positivament la vostra organització. Tot i així, el preu de fins i tot un segell postal de vegades pot ser una sorpresa no tan divertida. Assegureu-vos d’afegir al vostre pressupost els plans que tingueu per agrair els vostres ajudants.
  4. Inclou el marge - Doneu-vos una mica d'espai per al vostre pressupost; alguns diuen que inclouen fins al 20% del pressupost de l'esdeveniment per excés de pressupost. Si voleu organitzar el vostre esdeveniment sense suar bales sobre cada cosa petita, aquesta última línia del vostre pressupost us estalviarà el seny cada vegada.

Coordina els voluntaris del festival amb un registre en línia. Veure un exemple

Tasques posteriors a l'esdeveniment

  1. Sigues estalviador - Assegureu-vos de conservar tots els rebuts, contractes de localització i acords de personal a mesura que avanceu. Penseu a utilitzar una aplicació d’escàner gratuïta per fer fotografies de tots els vostres tràmits per mantenir-los a mà i organitzats.
  2. Resumiu estalvis i sorpreses - Després de l'esdeveniment, assegureu-vos d'actualitzar la despesa prevista i real. Si hi ha zones d’estalvi positives, no estarà de més destacar a la vostra organització el valor que heu aportat al procés. I, finalment, assegureu-vos de prendre nota si hi ha alguna línia de comanda sorpresa que pugui haver d'afegir-se per a esdeveniments futurs.

El vostre pressupost és la cola que s’uneix a totes les parts en moviment del vostre esdeveniment, per la qual cosa és vital dedicar el temps i l’atenció que es mereix. Tenir a la mà un pressupost minuciós i acuradament elaborat serà com tenir un llibre de joc guanyador per al proper esdeveniment de la vostra organització. Vaja equip!



Julie David és una escriptora independent, educadora i esposa del pastor venerador del Mig Oest a la qual li agraden les abraçades càlides.

idees de jocs per a grups de joves

DesktopLinuxAtHome facilita l'organització de grups i clubs.


Articles D'Interès