Principal Organitzacions Sense Ànim De Lucre 40 idees per crear i promocionar el vostre informe anual sense ànim de lucre

40 idees per crear i promocionar el vostre informe anual sense ànim de lucre

gràfics de dades de contingut de disposició de l’informe anual sense ànim de lucre donants voluntarisCada any, les organitzacions sense ànim de lucre tenen l'oportunitat d'actualitzar els seus donants i el públic en general sobre el seu progrés, èxits i finançament en el seu informe anual. Alguns publiquen l'informe el nou any i d'altres al final d'un trimestre significatiu. Un informe és una excel·lent oportunitat per mostrar a la gent com està realitzant la seva missió a través d’històries, estadístiques i fotografies. Proveu aquestes idees per crear i promoure el vostre proper informe anual.

Introducció: planificació i gestió de projectes

  1. Públic - En primer lloc, tingueu en compte el vostre públic. Els informes anuals solen redactar-se de dues maneres. Esteu parlant amb el públic en general o específicament amb els donants? L'idioma que utilitzeu a l'informe hauria de reflectir el vostre públic. Si l'informe és per a donants, assegureu-vos que respongui a les preocupacions pertinents i respongui a les preguntes. Si el dissenyeu per al públic en general, l’idioma hauria de ser informatiu i fàcil de recollir i llegir per a tothom.
  2. Impulsat pels donants Llenguatge - Si l'informe és específic per als donants, centreu-vos en l'agraïment mitjançant un llenguatge que reflecteixi la participació i les contribucions. Per exemple, 'Heu ajudat a fer possible la següent iniciativa ...' Esforceu-vos per crear una peça que els vostres donants voldrien mantenir a la taula de cafè per compartir-la amb els altres. Els donants han d’entendre l’objectiu de la vostra organització i que els èxits sense ànim de lucre són també els seus èxits. Tingueu en compte que els donants sovint contribueixen de moltes maneres, no només de contribucions econòmiques.
  3. Impulsat pel públic Llenguatge - El públic en general hauria de ser capaç de llegir l'informe i entendre fàcilment la visió de la organització sense ànim de lucre, i específicament com es va dur a terme aquesta missió durant tot l'any. Eviteu un llenguatge específic que només pugui tenir sentit per als donants o els privilegiats.
  4. Pressupost - Definiu el pressupost del vostre projecte i com l’assignareu a mesura que elaboreu l’informe anual. El pressupost ajudarà a definir format i recursos.
  5. Pla endavant - Crear una cronologia detallada del projecte i un sistema per al seguiment del progrés dels informes. Investigueu les opcions d’externalització i incorporeu-les a la cronologia general. Doneu al vostre públic la possibilitat de triar com visualitzar el contingut al mòbil o a l’escriptori, en vídeo o en una publicació de bloc? Hi enllaçareu a la vostra aplicació o en una campanya de correu electrònic? Planifiqueu en conseqüència.
  6. Escala per Scope Creep - La fluència d'abast es produeix quan la línia de temps i el pla generals del vostre projecte s'amplien mentre el projecte està en procés, canviant així el resultat general o el lliurament. En el món de la gestió de projectes, l’abast de l’abast és un problema habitual i serveix bé als membres de l’equip per adonar-se’n i fins i tot planificar-ho. Quan intuïu aquest canvi, preneu-vos un moment per entrar a la mateixa pàgina amb el vostre equip i definir explícitament què significaran els canvis de projecte per a la cronologia general.

Tot sobre òptica: trieu el vostre format

  1. Format curt - Els informes anuals breus tenen una extensió màxima de tres a quatre pàgines i permeten una breu publicació per llançar els resultats crítics de la missió de la vostra organització. Els informes breus posen de relleu la informació a nivell estratègic i suposen que la gent ja coneix els aspectes i desavantatges de l’organització. Incloeu informació sobre on pot anar el vostre públic per trobar informació més detallada.
  2. Format llarg - Els informes llargs tenen més de cinc pàgines, contenen una varietat de contingut i solen incloure punts d'informació i inspiració a través d'una història. Penseu en la possibilitat d'incloure una taula de continguts perquè les persones puguin fer referència ràpidament a les seccions que més els interessa revisar.
  3. Penseu en el contingut multimèdia - Per diferenciar-se d'altres organitzacions, penseu en un format no tradicional per al vostre informe. Trieu un mitjà de comunicació únic i fidel a la vostra organització sense ànim de lucre, com ara un vídeo dels que esteu ajudant a l'estranger o un assaig fotogràfic que inclogui un estudi de cas local. Si la vostra organització té un podcast, planegeu dedicar temps a compartir resultats i històries de l'informe. Personalitzeu el format segons la vostra organització i les vostres limitacions pressupostàries. Per exemple, si sou una agència ambiental, potser podríeu imprimir alguns informes sobre fusta o materials reciclats.
  4. Fes-lo art - Trieu un tema o un pla de disseny que s'adapti a la vostra indústria. Per exemple, una organització sense ànim de lucre orientada a la fotografia pot crear el seu informe anual a la part posterior d'una sèrie de fotografies originals. Com a bonificació addicional, els donants poden conservar i emmarcar l’informe com una obra d’art per a casa seva.
  5. Disseny visual - Decidiu els colors de la plantilla i el format final (imprès o digital). Quina versió del vostre logotip utilitzarà? Separeu blocs de text amb imatges i cites extretes que mostrin estadístiques, gràfics o casos pràctics. Utilitzeu infografies interactives o línies de temps animades per il·lustrar estadístiques i fites per facilitar-ne la lectura. Recordeu, l’espai en blanc és el vostre amic. Voleu fer servir un contingut excel·lent i deixar-lo curt mentre mostreu els vostres millors resultats.
  6. Fotografies - Utilitzeu fotografies artístiques (a diferència del text) per atraure el lector i explicar la vostra història. Investigueu llocs web que ofereixen imatges d’imatges gratuïtes o de baix cost o penseu en la possibilitat de comprar imatges a un fotògraf local de la vostra zona. Consulteu totes les pàgines del vostre informe com a propietat immobiliària privilegiada i feu que el contingut sigui significatiu i atractiu.
gala de beneficència sense ànim de lucre per a la recaptació de fons, recaptació de fons, sopar, subhasta, formulari de registre els voluntaris construeixen un formulari d’inscripció blava del servei d’hàbitat de la construcció

Creació de contingut: què cal incloure

  1. Explica la història completa - En un informe de format llarg, expliqueu una història completa des de la primera pàgina fins a l'última. Les històries són les que capturen i atrauen el cor de les persones, no només les seves ments. Col·loqueu la vostra millor fotografia a la portada i assegureu-vos que tots els casos pràctics incloguin una fotografia. Si esteu imprimint i enquadernant l'informe, parleu amb la impressora sobre la resolució de fotografies i les opcions d'impressió digital i premsa xapada. Per assegurar-vos que assoliu els vostres objectius generals, preneu-vos un moment per redactar l'informe complet abans de redactar i recollir contingut. Aclariu el 'per què' de l'informe i de la vostra organització en general i deixeu-ho clar.
  2. Celebrar - Feu que el vostre informe sigui celebratiu. L’informe anual és una gran oportunitat per celebrar els èxits de l’any passat. De vegades, aprendre significa aprendre tant del fracàs com de l’èxit. Mantingueu un llenguatge positiu i observeu com marquen la diferència.
  3. Admet el fracàs - Estigueu disposat a notar el fracàs si escau. Per exemple, 'Hem provat X i no ha funcionat, però n'hem après X, de manera que va avançar la nostra causa'. La majoria de donants estan bé amb un risc calculat. Simplement sigueu honestos i observeu com en vau aprendre.
  4. Estudis de casos - Incloeu almenys un estudi de cas o una història d’impacte del camp. La gent s’ha de sentir inspirada després de llegir-la i preparada per actuar. A més, mantingueu-ho curt perquè la gent tingui més probabilitats de llegir-lo.
  5. Carta del president - Incloeu una sincera carta del vostre president o director general. Això hauria d'incloure el que està més orgullós de l'any passat i la seva visió per al proper any.
  6. Cites & Aprovacions - Incloeu pressupostos dels beneficiaris quan sigui possible i recolzaments de les persones que heu servit. Connecta el lector amb els beneficiaris i dóna vida a la missió de l’organització. Utilitzeu cites i recomanacions de persones de gran respecte que s’ajusten a la missió i la visió de la vostra organització sense ànim de lucre.
  7. Declaracions de missió i visió - Incloeu la vostra missió i / o declaració de visió i, a continuació, assegureu-vos que el vostre informe indiqui com esteu duent a terme aquesta visió i missió. Mostra resultats concrets, així com narracions inspiradores. Això hauria d'ajudar el vostre públic a entendre el problema per al qual treballa la vostra organització sense ànim de lucre i el que fa la vostra organització sense ànim de lucre.
  8. Diversitat - Comproveu les imatges i el contingut per assegurar-vos que utilitza un llenguatge inclusiu que agradarà a diversos lectors. El vostre contingut i les vostres imatges haurien de reflectir la població que atén la vostra organització sense ànim de lucre.
  9. Penseu en els drets d'autor - Citeu les fonts necessàries de pressupostos o dades al vostre informe i doneu crèdit a les fotos o al contingut prestats. Investigueu les lleis sobre drets d'autor de la vostra indústria per assegurar-vos que el vostre projecte segueix el protocol.
  10. Informació de contacte - Proporcioneu la informació de contacte de la vostra organització sense ànim de lucre a la part inferior de l'informe, inclosa l'adreça postal, el número de telèfon, el lloc web i els controladors de xarxes socials. Si la gent està preparada per donar després de veure l'informe, assegureu-vos que disposeu d'una manera pas a pas perquè ho facin.
  11. Agències acreditadores - Enumereu també les agències acreditadores a les quals pertanyeu, com ara Better Business Bureau o Charity Navigator. Planifiqueu lliurar-los una pila d’informes impresos perquè es mostrin.

Money Moves: detalls financers

  1. Compromís amb la transparència - Informeu amb precisió i faciliteu la lectura de les dades financeres. Utilitzeu un gràfic circular amb una clau de lectura fàcil per al resum financer general i feu saber a la gent on pot accedir als informes anuals anteriors o als anys 90. Mostra quina quantitat del pressupost es destina a l'administració i quant es destina als costos del programa.
  2. Gràfics - Utilitzeu gràfics per equiparar els nombres a fets en temps real. La majoria de la gent analitza els informes anuals, de manera que destaqueu qualsevol cosa de gran importància. Per a les persones que vulguin aprofundir, assegureu-vos que el vostre repartiment d'activitats, guanys i altres ingressos sigui clar. Una presentació de diapositives és un format excel·lent per mostrar gràfics i gràfics.
  3. Impacte de les finances - Explicar l'impacte i com han canviat les vides. Aquí hauríeu de tenir diversos punts vius i gràfics amb números de lectura fàcil, gràfics senzills i fotos. Per exemple: '1.000 nens van rebre tutoria, atenció i aperitius nutritius al nostre programa després de l'escola aquest darrer any'. Intenteu incloure 5 aspectes destacats clau. Si n’incloeu més, la informació comença a perdre’s. Utilitzeu gràfics perquè sigui visualment interessant.
  4. Comprovació de fets - Comproveu i comproveu de nou totes les estadístiques i cometes, així com l'ortografia dels noms que s'utilitzen a l'informe. Planifiqueu diverses fases de revisió per tal que diverses persones puguin comprovar si hi ha errors.

Focus on Purpose: Thank Contributors and Cast Vision

  1. Equip - Presenteu a la gent al vostre personal o a l’equip executiu per a organitzacions més grans. Això es pot trobar en una barra lateral al costat d'altres informacions pertinents. En un informe informal, podeu compartir fets ximples sobre els membres del personal. Per obtenir una introducció més formal, compartiu preses al cap i una breu biografia.
  2. Junta Directiva - Incloeu noms i funcions dels membres de la junta. Planifiqueu donar a cada membre de la junta una pila d'informes impresos per compartir amb amics. No oblideu agrair al consell el seu servei i les moltes maneres en què contribueixen a l'organització en general.
  3. Destaquen els donants - Algunes organitzacions sense ànim de lucre grans volen destacar els col·laboradors més importants. Podeu llistar-los en una barra lateral o tenir caixes de Donor Spotlight amb històries breus per a cadascun.
  4. Notes d’agraïment - Penseu en incloure notes d’agraïment dels membres de l’equip a tots els nivells: directors, editors, junta, administració. Això afegeix un element personal diferent per ajudar a enfortir la connexió entre donants i personal.
  5. Fotos candides - Penseu en la possibilitat d’incloure fotografies divertides entre bastidors o càndides. Això ajuda els donants a entendre’t i conèixer-te millor i a sentir-te més implicat. Aquestes imatges es poden duplicar com a publicacions a les xarxes socials per promocionar els informes.
  6. Una visió de futur - La majoria d’informes anuals posen de relleu el que va passar l’any passat, però també plantegen destacar la vostra visió per a l’any següent, tres o cinc anys. Això dóna una raó convincent perquè els donants continuïn invertint en l'organització.

Obriu la paraula: com promocionar

  1. A mida del format - Personalitzeu el pla de promoció en funció del format de l'informe. Per exemple, si esteu revelant una pàgina web específica o una secció nova del lloc amb informació d'informe, voldreu provar-la i esbrinar els errors abans de fer-se pública. Quan estigui a punt, envieu un correu electrònic als vostres donants amb l'enllaç corresponent o una vista prèvia per convidar-los a fer clic per llegir-ne més. Si esteu creant una peça impresa, teniu previst tenir-la disponible en format PDF i en format còpia. El PDF també hauria d’estar disponible per visualitzar-lo i descarregar-lo al vostre lloc web. Les còpies impreses poden estar en format fulletó, fulletó o pòster.
  2. Embalatge - Envieu informes anuals a tots els donants amb una carta d’agraïment. Si envieu una còpia impresa, tingueu en compte l’envàs / enviament original exclusiu de la vostra organització sense ànim de lucre. Tingueu en compte a qui l’envieu. Molts donants més joves prefereixen les còpies electròniques i els donants més grans prefereixen les còpies impreses. No sempre és així, per tant, és essencial conèixer els vostres donants i què prefereixen.
  3. Contingut de xarxes socials - Al principi de la cronologia del projecte, penseu a escriure contingut de xarxes socials per als canals que utilitzarà per promocionar l'informe.
  4. Planifiqueu un esdeveniment - Combineu el llançament del vostre informe anual amb un esdeveniment que ja organitzi la vostra organització, com ara un sopar d’agraïment voluntari o una festa d’aniversari de l’empresa. No teniu cap esdeveniment proper? Planifiqueu-ne un i celebreu el treball que la vostra organització ha fet aquest any. Assegureu-vos que els membres de la junta veuen l'informe abans d'aquest esdeveniment perquè puguin fer-ne referència quan xerrin amb el personal i els voluntaris.
  5. Entrega a mà - Quan sigui possible, lliureu manualment els informes anuals de còpia impresa. Afegeix un toc personal i dóna als donants l’oportunitat de participar i fer preguntes.
  6. Trucada de conferència - Algunes organitzacions sense ànim de lucre deixen de banda informes formals junts per a una conferència telefònica nacional en què el director general o el director executiu dirigeix ​​un debat amb els grups d'interès i els donants sobre el progrés i l'impacte de l'any passat. Això proporciona discussió personal, l'opció de preguntes i respostes i informació en temps real.
  7. Multimèdia interactiva - A més d’opcions digitals, algunes organitzacions sense ànim de lucre creen pàgines web interactives per als seus informes anuals que carreguen estadístiques en temps real o que impliquen animació per a infografies. Envieu enllaços a donants actuals i potencials i incloeu-los a les publicacions a les xarxes socials. Guanyeu força a la vostra comunitat enviant l'informe als vostres mitjans de comunicació locals.

A vosaltres i al vostre personal us agradarà crear el vostre informe anual mentre recordeu i celebreu l'any passat. Ha de ser encoratjador per al personal, els donants i els voluntaris veure el seu impacte i servir com a eina per impulsar la vostra organització. Tingueu en compte que també es convertirà en un recurs valuós per cultivar noves associacions. Gaudeix mentre recordes i celebres!



Andrea Johnson és una texana nativa que ara viu a Charlotte, Carolina del Nord, amb el seu marit i les seves dues filles. Li agrada córrer, fotografiar i gaudir de bona xocolata.


DesktopLinuxAtHome facilita l'organització sense ànim de lucre.


Articles D'Interès