Principal Organitzacions Sense Ànim De Lucre 50 consells per organitzar voluntaris

50 consells per organitzar voluntaris

facturació del coordinador de voluntarisTant si sou director sense ànim de lucre, com a president de PTO o com a líder d’equip a la feina que planifiqueu un projecte de servei comunitari, se us encarregarà de reclutar, organitzar i reconèixer voluntaris. Aquests consells us ajudaran a fer que la vostra coordinació de voluntaris sigui fàcil i exitosa.

Reclutament Tàctiques

Aconseguir reunir persones per ajudar-vos amb el vostre esdeveniment és una de les peces més importants i crucials de qualsevol esdeveniment amb èxit.

idees per a activitats de reunions familiars
  1. Pregunteu aviat - Comenceu a preguntar tan aviat com conegueu la data del vostre esdeveniment. Això podria ser per a les portes obertes de la vostra escola, per a una reunió de pares de l’equip esportiu o per a una retirada de grups juvenils.
  2. Pregunta sovint - Demaneu ajuda durant tot l'any. Si la gent no pot ajudar-vos amb el vostre primer esdeveniment, pot ser que us ajudin la propera vegada. Pregunteu també més d’una vegada. És possible que haguessin canviat alguna cosa al calendari que els permeti participar.
  3. Comenceu petit - Comenceu preguntant al vostre propi grup de col·legues i amics que s’han presentat com a voluntaris en esdeveniments del passat. Es tracta de persones 'capacitades' que també poden ajudar a difondre la notícia.
  4. Pregunta directament - Pregunteu a la gent cara a cara què voldríeu que fessin. És difícil rebutjar algú quan s’hagi dedicat el temps per parlar-vos.
  5. Especifiqueu-vos - Articular exactament quina serà la feina d’un voluntari. A la gent li agrada conèixer els detalls del que faran: vendre entrades, fer cons de neu, dirigir excursions, etc. Si cal un entrenament especial abans de l'esdeveniment, comuniqueu clarament els requisits de temps.
  6. Mostra Passió - Comparteix el teu entusiasme pel teu esdeveniment, explicant per què és una bona causa. Aneu més enllà de 'necessitem els diners'. Demostreu com la causa ajuda la comunitat.
  7. Seguiment amb els assistents a l'esdeveniment - La planificació per al proper any comença a la conclusió del vostre esdeveniment. És possible que els assistents tinguin un interès especial per la vostra causa i vulguin ajudar a millorar l'esdeveniment de l'any que ve.
  8. Cerqueu persones que ja estan compromeses amb la vostra causa - Penseu en preguntar a les persones que es presenten voluntàries en esdeveniments similars si estarien interessats en ajudar la vostra causa.
  9. Amplifiqueu els vostres esforços - Pregunteu als voluntaris si tenen amics que vulguin unir-s'hi o puguin pensar en contactes que puguin gaudir d'aquest tipus d'esforç voluntari. Seguiu obtenint la seva informació de contacte.
  10. Deixa clara la visió - Comunicar l'objectiu de l'esdeveniment. Comprendre el panorama general ajuda els voluntaris a veure on s’adapten i a avançar en la missió general.

Formulari de full d’inscripció voluntari en línia

Eines a utilitzar per al reclutament

Maximitzar la vostra base de voluntaris és clau per planificar esdeveniments amb èxit. Demaneu a la gent tantes maneres i llocs diferents com pugueu per arribar a les parts més interessades.

  1. Proveu el correu electrònic - Consulteu el vostre propi directori de correu electrònic i envieu un volum massiu 'Treballem junts'. missatge per als voluntaris. Comparteix els conceptes bàsics de l’esdeveniment (data, hora, lloc, causa) i descriu necessitats específiques, com ara la configuració de decoracions, ajuda a la parada de concessions o neteja d’escombraries.
  2. Envieu una trucada anual per obtenir ajuda - L’ús d’una trucada anual d’ajuda pot ser eficaç. Detalli totes les necessitats que el grup espera tenir per a l'any. Penseu en un missatge telefònic un cop a l’any que demani als vostres voluntaris com poden ajudar-vos durant tot l’any.
  3. Enviar un butlletí - Moltes empreses, escoles i grups de reforç tenen un butlletí regularment programat. Algunes són electròniques i d’altres s’envien per correu electrònic. Incloeu la vostra informació de contacte perquè els voluntaris interessats us puguin fer un seguiment directe.
  4. Utilitzeu DesktopLinuxAtHome - Publicar un enllaç d’inscripció a la pàgina de les xarxes socials, al lloc web o a través de QUALSEVOL canal de comunicació ajuda a donar a conèixer la notícia. La millor part? Totes les responsabilitats i opcions es poden establir prèviament, de manera que els voluntaris saben exactament què es necessita i quan. Descobriu com començar AQUÍ.
  5. Deixeu un missatge de veu - Moltes empreses i escoles tenen un sistema automatitzat d’alerta de missatgeria de veu. Pregunteu a un administrador si es pot fer una 'trucada total' per aquest sistema demanant voluntaris i compartint informació sobre l'esdeveniment.
  6. Creeu un enviament anual - Molts grups envien correus massius als beneficiaris dels vostres esforços de voluntariat. Col·loqueu un full de sol·licitud de voluntari (un full d’una pàgina que enumeri els treballs voluntaris, els terminis i les descripcions) en aquest correu per completar-lo i tornar-lo.
  7. Assistir a reunions - Demaneu que aparegui a l'agenda de la vostra reunió empresarial, organitzativa o de presa de força. Teniu un porta-retalls per recopilar informació de contacte de seguiment. Feu que la vostra informació de contacte s’imprimeixi a l’agenda perquè els voluntaris interessats puguin contactar-vos fàcilment.
  8. Organitzeu una reunió d’interès - Planifiqueu una o diverses reunions d’interès on els possibles voluntaris puguin obtenir més informació sobre la vostra organització, conèixer l’esdeveniment en concret i entendre més sobre les expectatives dels voluntaris. La majoria de la gent agraeix una plantilla o un 'pla de joc' abans de ser voluntari.
  9. Envieu un formulari de comentaris - Envieu un formulari de comentaris als voluntaris després del vostre esdeveniment quan els doneu les gràcies per la vostra ajuda. Pregunteu si els interessa tornar a ajudar-vos l'any que ve i us endavant.
  10. Genereu un informe final - Incloeu els noms i la informació de contacte dels voluntaris clau al vostre informe final. Mentre lliureu el vostre informe final al següent líder, animeu-los a buscar aquests noms per ajudar-los en els propers anys. Feu saber a la gent que se us demanarà una altra vegada ajuda.

Organitzeu voluntaris sense ànim de lucre en línia amb programació de registre gratuïta

Proporciona opcions

Els voluntaris vindran de diferents orígens amb diverses habilitats. Tenir moltes opcions disponibles significa que hi pot participar més gent. Aquí hi ha algunes idees.

  1. Penseu en les necessitats tècniques - Necessiteu una actualització del lloc web, una renovació de la base de dades de contacte, ajuda a les xarxes socials o disseny gràfic? Si identifiqueu un voluntari amb coneixements tècnics, feu un bon ús d’aquest conjunt d’habilitats. A més, moltes d’aquestes tasques es poden fer fora del lloc i tenint en compte la disponibilitat del voluntari.
  2. Sol·liciteu donacions en espècie - Què és un gran dinar de professors sense menjar? Un estand de concessió sense begudes embotellades? Doneu a la gent l'opció de ser voluntari proporcionant un article donat. Proporcioneu horaris i llocs de lliurament.
  3. Impliqueu els membres de la família - Incloeu la vostra família en l’esforç voluntari. Doneu als voluntaris l'opció - i feu-ho factible - de portar nens amb ells mentre es facin voluntaris. Animeu la seva parella a treballar amb ells.
  4. Oferiu oportunitats anteriors a l'esdeveniment - Oferiu algunes opcions que requereixin un temps de dedicació menor abans de l'esdeveniment. Per exemple, hi ha una sessió de pintura per fer pancartes o una cadena de muntatge per omplir bosses? Necessiteu fer còpies?
  5. Proporcioneu una opció d’efectiu - Entendre que algunes persones prefereixen donar diners que temps. Oferiu una 'compra' a partir de temps voluntari. Per exemple, un pare o la mare podrien enviar una targeta regal per dinar en lloc d’un plat cobert per a una sort.
  1. Oferiu l’oportunitat d’aprendre alguna cosa nova - Animeu els voluntaris a provar alguna cosa diferent. El fet que sigui comptable no vol dir que hagi de ser el venedor d’entrades. Sempre us heu preguntat com es feien les crispetes? Inscriviu-vos a concessions.
  2. Creeu un entorn per conèixer gent nova - Gireu les persones per diferents llocs de treball perquè tinguin l'oportunitat de conèixer altres voluntaris i participants.
  3. Aprofiteu el poder de l’amistat - Donar a la gent la possibilitat d’inscriure’s per ser voluntari o dirigir-se amb els amics. Tindran temps social junts mentre passen temps ajudant una bona causa.
  4. Mantenir la flexibilitat Recordeu que sovint la gent vol participar d’alguna manera a l’esdeveniment tot i que s’ofereixin voluntaris. Podrien repartir programes per endavant i seguir participant? Fes pluja d’idees sobre altres opcions.
  5. Pregunteu sobre les preferències - Recordeu que necessiteu tot tipus de persones: líders, seguidors, voluntaris orientats al detall i de gran format. Pregunteu sobre els interessos des del principi perquè tingueu una combinació de persones i habilitats.

Coordinació d'esdeveniments

Fins i tot si teniu una llista interminable de voluntaris, si no sabeu com programar-los i fer-ne ús de manera efectiva, segur que arribareu a molts cops més al llarg de la carretera.

  1. Determineu el que necessiteu per a l'esdeveniment:
    PER ESDEVENIMENTS ANUALS: comproveu si hi ha registres passats. Cerqueu un informe final o obteniu registres d’un any anterior per comprovar les necessitats dels voluntaris.
    Per a esdeveniments nous: determineu els objectius generals. Assegureu-vos que teniu la visió general i compartiu-la amb la vostra base de voluntaris clau. Assegureu-vos que tothom entengui l'objectiu principal.
  2. Analitzar la logística d'esdeveniments - Determinar quines àrees han de tenir comitès o presidents. Per exemple, la fotografia de beisbol podria ser un comitè d'un, mentre que el registre de 5K Walk / Run probablement necessiti una cadira i tres a quatre membres de l'equip.
  3. Creeu descripcions de treballs - Determineu què ha de complir cada funció voluntària i com es completarà. Intenteu condensar les descripcions a dues o tres frases.
  4. Col·loqueu voluntaris en àrees que coincideixin amb els seus talents - Deixeu que la gent s’inscrigui al que vulgui, però demaneu-los que canviïn a una altra àrea si creieu que hi faran una feina millor. Per exemple, una persona amb bon humor és millor en vendre entrades que fer crispetes.
  5. Proporcioneu informació exhaustiva - Creeu un lloc web o fulletó que contingui la vostra informació de contacte i informació clau sobre l'esdeveniment.
  6. Coordinar el vestit de voluntaris - Trieu vestits o engranatges coincidents per distingir-vos. Utilitzeu vestits únics o coordinats per colors. Això us ajudarà a identificar-vos fàcilment com a voluntari al vostre esdeveniment, així com a crear voluntaris units.
  7. Enviar recordatoris - Envieu recordatoris als voluntaris diversos dies abans del vostre esdeveniment. DesktopLinuxAtHome facilita la vida enviant recordatoris automàtics als membres del grup que s’han inscrit. Bonificació: els organitzadors poden enviar un correu electrònic des del lloc per notificar als vostres voluntaris sobre canvis o actualitzacions.
  8. Establir els detalls de la facturació - Comunicar una hora i un lloc clars on han de registrar-se els voluntaris. Recordatori: assegureu-vos que els voluntaris saben on aparcar el cotxe.
  9. Comunicar la logística - Digueu als voluntaris les regles que s’espera que compleixin, com ara si poden menjar o beure a la feina. Feu-los saber on són els lavabos i on s’estacionaran durant l’esdeveniment.
  10. Redacta l’informe final - Comenceu a omplir els espais en blanc del vostre informe final. Això us permet observar millores i èxits a mesura que avanceu, així com preparar alguna cosa per a la següent persona que dirigeixi.

Voluntariat gràcies agraïment inscriviu-vos

Digues gràcies

Els voluntaris fan la feina perquè volen donar suport a la causa, però se senten realment apreciats i valorats quan us dediqueu el temps per donar-los les GRÀCIES. A més, augmenta les possibilitats que tornin a ajudar.

  1. Expressa gratitud a l’esdeveniment - Feu un punt per passar i agraïu personalment a tants voluntaris com sigui possible durant l’esdeveniment. Aquesta connexió fa una impressió i és important.
  2. Enviar un correu electrònic - Escriviu un breu correu electrònic de seguiment en un termini de 48 hores per donar un copet ràpid i sòlid a la part posterior. Si utilitzeu DesktopLinuxAtHome, fins i tot podeu enviar un correu electrònic d’agraïment directament des del vostre registre. Penseu a afegir una data per guardar la data de l'esdeveniment de l'any que ve.
  3. Escriu una nota - Preneu-vos el temps i poseu el bolígraf al paper. Fins i tot en aquesta era de la tecnologia, la gent agraeix el gest.
  4. Inclou en un butlletí: col·loqueu un article al següent butlletí habitual o tingueu una petita secció 'Crida' on podeu col·locar els noms dels voluntaris per al reconeixement.
  5. Publica al lloc web del teu esdeveniment o a les xarxes socials - Si la vostra escola o organització té un lloc web, feu una llista de GRÀCIES de les famílies, pares o membres que van ajudar.
  6. Planifiqueu un esdeveniment d’agraïment del voluntariat - Organitzeu una reunió posterior a l'esdeveniment per celebrar-ho. Els voluntaris poden compartir històries i recordar la feina ben feta.
  1. Compileu una revisió posterior a l'esdeveniment - Reuneix-te per resumir amb els teus voluntaris. Sol·liciteu pros i contres i torneu a idees d’altres idees, temes o millores. Convida tots els voluntaris a assistir-hi. Això pot ser un assumpte formal o una reunió ràpida a la graderia després del partit de beisbol.
  2. Feu un regal tradicional cada any - Inicieu la tradició de fer un regal com ara una placa, un tros de cristall o un certificat emmarcat per a presidències de comitès o voluntaris principals. Fins i tot un quincalla com un encant per a una polsera us ajudarà a reconèixer els vostres millors voluntaris.
  3. Penseu en els avantatges dels voluntaris - Doneu als voluntaris extres com ara samarretes, restes de flors de la decoració de taules, cupons per a la casa de rebots o una beguda.
  4. Entrega de premis de plats de paper - Crear la tradició de lliurar premis no tradicionals. Algunes idees: un premi Silver Tongue Award per a algú que va haver de parlar inesperadament al micròfon o The Clutch per a algú que va impedir que una taula de subhastes silenciosa es bolqués.

Planificar esdeveniments i organitzar persones pot semblar aclaparador, però tenir un pla us estalviarà molts mals de cap. De principi a fi, penseu en els vostres voluntaris i en com aprofitar millor els seus talents. La millor manera de començar a planificar el proper esdeveniment és navegar amb èxit pel vostre actual.

Betsy Biederstedt és una directora d’escola jubilada que ara equilibra el seu temps com a assistent administrativa de casa per a les moltes activitats de la seva família.


DesktopLinuxAtHome facilita l'organització sense ànim de lucre.


Articles D'Interès