Principal Grups I Clubs Llista de comprovació de la planificació del festival

Llista de comprovació de la planificació del festival

planificació de festivals llista de comprovació idees consells voluntaris esdeveniments entrades casetes jocsUn festival és una manera fantàstica de reunir la gent, recaptar diners per una causa o simplement passar-ho bé. Tant si feu un festival petit per a la vostra escola com un esdeveniment a gran escala al qual assistirà la gent des de quilòmetres, utilitzeu aquesta llista de verificació per assegurar-vos que el festival funcioni sense problemes.

Sis (o més) mesos fora

  • Estableix els objectius de l'esdeveniment - Esteu celebrant el final de curs? Teniu l’esperança d’atraure més persones per assistir a la vostra església? Recaptar diners per una causa? El vostre objectiu us ajudarà a determinar el nombre potencial d'assistents, on anunciar el vostre festival i molt més.
  • Completa el teu comitè - Assigneu persones a un comitè de planificació de festivals; voldreu gent amb diversos punts forts, com ara recaptació de fons, planificació d'esdeveniments i comunicacions.
  • Decidiu la venda d’entrades - Determineu si voleu vendre entrades i, si ho esteu, fixeu un preu. Aquest és també el moment en què voldreu començar a investigar els possibles venedors de bitllets si aquesta és la ruta que voleu seguir. Tip genial : Venda d’entrades al festival amb un registre en línia .
  • llista de comprovació de la planificació del festival Seleccioneu un tema - Podeu basar-la en la temporada, com un festival tradicional de tardor, o fer-lo creatiu, com un circ de final d’escola.
  • Estimació del nombre d'assistents potencials - Si esteu al vostre primer any, pot ser més complicat esbrinar-ho. Mireu festivals similars de la zona com a punt de partida. Recordeu, és millor sobreestimar que subestimar.
  • Determineu la vostra informació demogràfica - Esbrineu quins grups d’edat es representaran probablement. Això us ajudarà a mesura que comenceu a planificar quines activitats i entreteniment oferireu al vostre esdeveniment. Cabines de jocs d’estil carnaval? Etapes musicals? Una barreja de tots dos?
  • Creeu un pla de recaptació de fons - El més probable és que, com a mínim, el vostre objectiu sigui recaptar diners per una bona causa. Els patrocinadors del festival són molt demandats, així que comenceu a sol·licitar donacions abans d’hora. Trobar un patrocinador del títol per ajudar-vos amb els costos pot ser particularment útil.
  • Definiu un pressupost - És possible que hàgiu de fer algunes suposicions si el vostre festival és nou, així que no dubteu a començar petit i sigueu realistes. Determineu primer les fonts del vostre pressupost (recaptació de fons, patrocinadors, donacions, fons anuals, etc.) i comproveu si hi ha maneres de ser creatius.
  • Reserva el teu lloc - Assegureu-vos que pugueu celebrar l'esdeveniment on i quan vulgueu. Busqueu la ubicació per assegurar-vos que pugui allotjar l'equipament i les activitats que teniu previstes.
  • Obteniu permisos - Esbrineu si necessiteu algun tipus de permís del vostre municipi per llançar el festival. Haureu de tancar algun carrer o ocupar places d'aparcament a la ciutat? Si és així, és probable que sigui necessari un permís.
  • Estar segur - Penseu en si necessiteu agents de seguretat per al vostre esdeveniment. (I ajusteu-lo al vostre pressupost).

Tres mesos fora

  • Planificar activitats - Finalitzeu les activitats que oferirà el vostre festival i si confieu en membres del personal o voluntaris per dirigir-los. Tip genial : Proveu-ho 30 idees de jocs per a la recaptació de fons .
  • Poseu-vos en contacte amb els proveïdors - Probablement necessiteu ajuda perquè totes aquestes activitats passin. Investigueu i obtingueu pressupostos per a estacions com ara un tanc de dunk, un zoo de mascotes, una casa de rebots, etc.
  • Comte de voluntaris - Decidiu quants voluntaris necessitareu i creeu un registre en línia per coordinar-los tots per tasca i temps.
  • Entreteniment de llibres - Finalitzeu les bandes, DJs, ballarins, etc. que vulgueu mostrar al festival. El mateix passa amb qualsevol entreteniment infantil, com un artista amb globus.
  • Finalitzar el menjar - Esbrineu quins menjars servirà i si voleu cuinar voluntaris o organitzar l'esdeveniment. (El vostre esdeveniment també pot ser tan senzill com vendre fitxes i ampolles d’aigua.) Reserveu unitats mòbils com camions de menjar o bancs de gelats.
  • Tenir un pla B. - Si el festival és a l’aire lliure, decidiu un pla de pluja. Tornarà a programar o celebrar l'esdeveniment en un lloc proper a l'interior?
  • Contractar oficials de seguretat - Si teniu un gran festival, aquest és un pas que no voldreu saltar-vos.
  • Permisos segurs - Demaneu lavabos portàtils o esbrineu altres instal·lacions de bany per al vostre esdeveniment. Consulteu amb el vostre municipi per veure si les lleis requereixen un nombre determinat de banys en funció del nombre d'assistents. Sol·liciteu les llicències necessàries si teniu previst servir alcohol.
  • Assegureu-vos patrocinadors i obteniu diners - És una cosa que hauríeu de treballar contínuament, però en aquest moment la recaptació de fons i la difusió de patrocinis haurien d’estar en ple desenvolupament. Voleu que tot estigui finalitzat en els propers dos mesos. Demaneu a les empreses locals que facin donació d’objectes o premis per a qualsevol sorteig o subhasta silenciosa que tingueu prevista. Tip genial : Necessites inspiració? Proveu-ho 40 idees d'articles de subhasta silenciosos .

Un mes fora

  • Anuncia el teu festival - Trieu un mitjà que és probable que vegi el vostre públic objectiu. Algunes idees a tenir en compte: anuncis a les xarxes socials, missatges de correu o volants per emportar-se a donants / pares, espots per a esdeveniments a blocs / diaris / televisions locals. Penseu en la possibilitat de regalar algunes entrades als mitjans locals per ajudar a generar interès. Pengeu un bàner a prop del lloc del festival amb data i hora per capturar els residents propers que puguin estar interessats.
  • Finalitzar les activitats - A hores d'ara hauríeu de tenir un pla fort per a totes les activitats que inclourà el vostre festival. Assegureu-vos de tenir un voluntari principal per a cada activitat que hagi estat adequadament format en tots els procediments i processos.
  • No oblideu l'aparcament - Assegureu-vos que la vostra contractació de voluntaris inclogui assistents d’aparcament. Si demaneu a la gent que pagui l’estacionament, feu una donació per a la vostra causa o una causa relacionada.
  • Repasseu la vostra cronologia - A quina hora començaran les representacions? A quina hora es donaran a conèixer els guanyadors de les subhastes o les rifes? Planifiqueu mantenir-vos en la línia de temps el més a prop possible perquè els vostres assistents sàpiguen què esperar.
  • Imprimeix mapes - Si el vostre festival és gran, creeu mapes per mostrar als assistents on poden trobar estands, entreteniment, menjar i banys específics. No oblideu una cabina de primers auxilis i subministraments.
  • Tenir un pla de pagament - Decidiu com pagaran els assistents per les activitats i begudes del festival (efectiu, entrades, fitxes, polseres, etc.) i adquirir els accessoris necessaris.
Programació de voluntaris de carnaval escolar o festival i inscripció d’entrades en línia Formulari d’inscripció voluntari del Grup Juvenil de la festa escolar

Una setmana fora

  • Finalitzar el menjar - A hores d'ara hauríeu de tenir una bona idea de quanta gent pot assistir. Parleu amb el vostre proveïdor o un altre proveïdor de serveis d’alimentació aplicable sobre qualsevol modificació del número final.
  • Enviar comunicacions finals - Comunicar-se amb els voluntaris sobre exactament on han d’estar i en quin moment. Incloeu un mapa si és probable que es confonguin. Tip genial : Envieu recordatoris i missatges personalitzats mitjançant DesktopLinuxAtHome.
  • Establir caps d’equip - Assigneu una o diverses persones perquè serveixin de punt de contacte per al dia del festival si alguna cosa surt malament o si els voluntaris tenen alguna pregunta. Feu circular els seus números de mòbil entre els voluntaris.
  • Pla de neteja - No oblideu el que passa després que el festival s'apagui i assegureu-vos els elements necessaris perquè la neteja sigui una brisa per als vostres voluntaris.
  • Detalls de doble comprovació - Diuen que el diable està en els detalls. Has pensat en tots els teus? Té prou bitllets, polseres, fitxes, diners en efectiu? Què passa si els voluntaris no apareixen a temps (o en absolut)?
  • Feu una comprovació del temps - Debateu sobre la implementació del pla de pluja si és necessari.

Dia de l'esdeveniment

  • Configureu estands o tendes de campanya - Per a festivals grans, és possible que hàgiu de fer-ho amb almenys un o dos dies d’antelació. Per a esdeveniments més petits, n'hi ha prou amb unes hores abans que comenci el festival.
  • Poseu cartells d’estacionament - Assegureu-vos que queda clar per on hauria de fluir el trànsit de vehicles perquè no acabéssiu d’obstruir els carrers propers.
  • Oficials de seguretat de les estacions - Si utilitzeu agents de seguretat, estacioneu-los en llocs estratègics del festival i discutiu quin és el protocol per a qualsevol comportament incorrecte.
  • Venedors de pagament - Si no ho heu fet per endavant, assegureu-vos que hàgiu fet arranjaments per establir-vos amb qualsevol venedor o animador que encara hagi de pagar.
  • Registre de voluntaris - Ompliu els buits del vostre pla després que arribin els voluntaris i facin el registre. De veritat necessiteu tres persones al dipòsit de dunk o podríeu traslladar una persona més a la taquilla?
  • Mantingues la calma - Saludeu els visitants del festival amb un somriure i manteniu-ho tot en perspectiva. Fins i tot si tot no va d’acord amb el que s’ha planejat, rodeu amb els cops de puny i recordeu que doneu una estona divertida a la família i als amics. Val la pena celebrar-ho!

Després del Festival

  • Gràcies als voluntaris - Disposar d’una estació amb bosses de regal per als voluntaris quan surten o una altra petita mostra d’agraïment. Penseu en un esdeveniment d’agraïment voluntari dedicat més endavant per a un gran esdeveniment. Tip genial : Proveu-ho 50 idees i regals de valoració voluntària de baix cost .
  • Compileu un informe final - Augmenteu les despeses i els diners que vau recaptar per la vostra causa. Utilitzeu aquests menjars per emportar per ajudar-vos a planificar el proper esdeveniment.
  • Gràcies als patrocinadors - Escriure i enviar per correu notes als patrocinadors i altres donants d'esdeveniments. Utilitzeu la informació del vostre informe final per mostrar-los com el seu mecenatge va canviar.

Quan la pols s’assoleixi, ja podreu començar a planificar el festival de l’any vinent.

llista d’idees d’actes de bondat a l’atzar

Sarah Pryor és periodista, esposa, mare i aficionada al futbol d'Auburn que viu a Charlotte, N.C.




DesktopLinuxAtHome facilita l'organització de grups i clubs.

jocs de Pasqua per a adults



Articles D'Interès